提案依頼書（RFP）は、プロジェクトに対する外部からの支援が必要であることを説明する正式な文書です。プロジェクトの範囲、目標、予算、スケジュール、選択基準などの詳細を概説し、ベンダーに入札を依頼します。 RFPを使用すると、企業はベンダーの長所と短所を評価でき、仕事に最適なものを選択できます。
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RFPは、業界、プロジェクト、および作成者の経験に応じてさまざまな種類があります。二人は同一ではありません。ただし、目標は同じである必要があります。問題の解決に最も適したベンダーを判断するために、それぞれの長所と短所を評価するのに役立つ資格のあるベンダーから適切な回答を得ます。そのためには、無料提案書（RFP）テンプレートをダウンロードしてください。
始める前に
提案依頼書（RFP）の文書を作成する前に、提案依頼書（RFP）の送信先を決める必要があります。会社を探すには、以前に作業したことのあるベンダ、業界団体、社内の推奨事項、ソーシャルネットワーク（LinkedInなど）、業界アナリストレポート（Gartnerなど）、およびGoogle検索を使用できます。
効果的なRFPを作成する方法
オーディエンスを定義したら、提案依頼書（RFP）文書自体の作成を開始できます。これは長文のドキュメントである必要はありませんが、達成することを望んでいること、要求にビジネス上意味がある理由、検討のために回答を提出する方法、および全体の予算とスケジュールを明確に説明する必要があります。
したがって、RFPをできるだけ完全にするには、次の手順に従ってください。
1.プロジェクト概要を作成する
RFPの詳細を理解する前に、解決しようとしている問題を含め、RFPの目的および目的について、概要を説明してください。このセクションは十分な情報を提供して、潜在的なベンダーがそれが彼らが興味を持っていて、それに応える資格があるものであるかどうかすぐにわかるようにするべきです。このステップは、最終的には双方の時間を節約します。あなたはあなたの問題を解決するのを助けることができる会社からの入札が欲しいです。
この手順を完了するには、次の操作を行います。
短い会社概要を提供する
あなたのビジネスや機関、あなたのウェブサイト、そしてあなたが何をしているのかの簡単な要約を提供してください。ここで簡潔にしてください。潜在的な仕入先に、自分が仕事をすることができる業界であるかどうかがわかるように、十分なコンテキストを与えます。理想的には、同じ業界で同様の問題点を解決した経験のあるベンダーが必要です。 「私たちは、珍しい経験を求めている富裕層の消費者に豪華なバケーションパッケージを販売しています。詳細については、当社のサイトをご覧ください。」
RFPの目的を述べる
これがあなたのRFPの短い「何」と「なぜ」です。あなたがやろうとしていること、より重要なことに、あなたが解決しようとしている問題を説明してください。これにより、潜在的なベンダーは、自社が解決する必要があると考える目標（より多くの顧客）と問題（マーケティング）があることを一般的に知ることができます。目的は興味を持ってもらうこと、または簡単な説明をすることであるため、このセクションを2〜3文にしてください。
2.会社の経歴を提供する
あなたの会社に関するより詳細な情報を提供してください。上場会社と連絡先情報は別として、これはあなたの顧客が誰であるか、あなたがどのように彼らを手助けするか、そしてあなたがどのようにあなたが業界に適応するかを説明するあなたのチャンスです。彼らがあなたと取引をするべき理由。最後に、あなたの会社が他社とどのように違うのかを説明してください。
このセクションには、少なくとも以下の情報が含まれています。
会社情報と連絡先情報を提供する
たぶんあなたが手を差し伸べるベンダーはあなたのことを聞いたことがないでしょう。会社のWebサイト、住所、その他の関連Webサイト、親会社との関係、またはその他の関連する場所などの関連情報を記入します。 RFPの連絡先に名前、電子メール、役職、および電話番号を含めます。
あなたがしていることを説明する
あなたが非営利団体、政府機関、または企業で働いているかどうか、あなたの存在は誰かに何かを提供することに基づいています。どんな製品やサービスを提供していますか？あなたのクライアントが彼らの問題をどのように解決するのを手助けしますか？あなたがあなたのクライアントをどのように助けるかということを要約するケーススタディを共有することがありますか？あなたが参照することができるより大きな有名な競合他社が類似したことをするか？
差別化要因を説明する
あなたがあなたの業界にどのように適合するかを説明することによって、潜在的なパートナーがあなたの会社をよりよく知るようになるのを助けてください。あなたの秘密のソースは何ですか？競合他社がしないことは何ですか？なぜ顧客はあなたと取引をするのが好きなのですか？特許はありますか？業界賞を受賞しましたか？これは、特に同じようなビジネスを支援している場合、ベンダーがどのようにあなたの課題を解決するのに役立つかについて、より多くのコンテキストを提供します。
RFPテンプレートからのスナップショット
3.作業範囲を定義する
あなたとあなたの会社が誰であるかを要約した後、あなたがプロジェクトを定義するのを助けるために内部または外部の主題専門家（SME）を引き入れます。これは、ベンダーの推奨事項、プロジェクトの目標、およびベンダーの取り組みから見たいものに基づいて、ベンダーがプロジェクトを完了するために必要と考えるすべてのサービス（および製品）のリストです。
ここで重要なことは、オープンマインドを保ち、ベンダーがあなたの問題を解決すると彼らが考える計画を提供できるように、創造性と柔軟性をいくらかできるようにすることです。それらの成果物があなたのものと正確に一致しないが、あなたが後になっている結果を得るならば、それをよく考えてください。別の提案をした理由を説明してもらうようにしてください。
あなたの仕事の範囲はまた次をするべきです：
あなたの挑戦を説明しなさい
あなたが直面している特定の課題は、プロジェクトやビジネス全体に関連しているので、話し合ってください。両方の分野に具体的な例を挙げてください。たとえば、あなたのRFPが再設計されたWebサイト用である場合、あなたの会社がなぜこれをすることにしたのか説明してください。なぜ今なのか？どうして待てないの？その結果は何ですか？提供できるコンテキストが多いほど、ソリューションの対応はより適切になります。
コンテキストを提供しながら、チャレンジをどのように説明できるかの例を次に示します。
- Eコマースは当社の事業収益の70％です。
- 第4四半期（第4四半期）に、SKUを45％増加させる新しい製品ラインを発表します。これはサイトを圧倒するだろうと私たちは感じます。
- 私たちのサイトは10歳で、競争と比較して非常に古く見えます。
- もっとカスタマイズ可能なプラットフォームでそれを再構築したいです。
- 現在のプラットフォームは、他のソフトウェアとうまく統合できません。
- 顧客調査によると、ナビゲートするのは困難です。
プロジェクト成果物のリスト
プロジェクト成果物は、プロジェクトを正常に完了するために必要と思われる詳細事項です。これらは、あなたの目標と、それらの目標を達成する方法についてのあなたの認識された理解に基づいて必要とされる技術、人的役割、タスク、そして成果物です。成果物を一覧表示するには、SMEの情報とその他の調査を使用します。特に関与していることすべてを知らなければ、問題ありません。
成果物をリストする
プロジェクト目標の伝達
プロジェクトの結果とあなたが見たいと思うどんな特定の測定可能なものでも述べなさい。これらの目標への影響は、ベンダーの作業が結果にどの程度影響を与える可能性があるかによって異なります。たとえば、コンテンツマーケティング戦略を策定して実施するために代理店を雇っている場合は、次の目標を挙げることができます。
- 第1四半期に電子書籍キャンペーンを開発し実施する（Q1）
- 第2四半期に新規ペルソナから50人のリードを獲得する（Q2）
- 第3四半期にマーケティング適格リードを75％増やす（第3四半期）
- 15の新規顧客を獲得する
この場合、マーケティング代理店の仕事は、潜在顧客の増加に直接責任がありますが、15人の新規顧客の獲得には間接的に責任があります。代理店はリードを取り込む手助けをすることができますが、リードを閉じるのはあなたの会社のセールスチーム次第です。また、具体的で測定可能な目標を設定することもできますが（最高のスマート目標の例の記事を参照）、すべての目標を達成または超えることができると約束して対応するベンダーには注意してください。これは私の経験では赤い旗です。
私はかつてコーチング会社から、とんでもないマーケティング目標を持つRFPを受けました - そして、彼らは私たちの機関がそれらを達成するであろうという魔法のような「保証」を望んでいました。彼らは、私が要求者に電話をして、彼らが正しいかどうかを尋ねたので、私たちは要求した人に電話をかけました。彼はすぐに押し戻して言った、「なぜあなたの機関はこれらの目標を達成できないのですか？私たちはそれを自分でやるのですが、時間がありません。」そうです。電話はそこから改善されなかったので、私たちはそれを伝えました。
最終的に着手するプロジェクトには、フル機能の直感的なプロジェクト管理ソフトウェアが必要です。 Zoho Projectsはあなたがプロジェクトを計画し、時間を追跡し、そしてベンダーと容易に共同作業するのを助けます。また、Slack、Zoho Invoice、Zoho Docsなどの他のアプリケーションと統合して、プロジェクトライフサイクル全体を1か所から管理できるようにします。 Zoho Projectsにアクセスして、30日間の無料試用版を入手してください。
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4.予算とスケジュールを記入してください
予算が単なる範囲であっても、予算を記載する必要があります。予算は潜在的なベンダーが彼らがよく合っているかどうか知るのを助けます。ただし、保留中の政府の資金援助要請にプロジェクトが依存しているなど、さまざまな理由で予算を明確にできないプロジェクト要求がある場合があります。プロジェクトは費用がかかります。
このカテゴリに該当する場合は、特定の業界でこの情報が含まれていないのが通例であることがわかっていない限り、予算が含まれないという説得力のある理由があることを確認してください。これはプロジェクトのスケジュールを含めるのにも良い場所です。予算と同様に、ベンダが自分たちで作業できるものかどうかを確認するのに役立ちます。また、宿題を終えて現実的な期待を立てていることもわかります。
あなたが潜在的なベンダーから最高品質の入札を受けることを確実にするために、常に以下をしてください：
リサーチ価格
何を要求しているのかわからない場合は、推測しないでください。あなたがあまりにも低く撮影した場合、ベンダーはあなたを真剣に連れて行かない（あるいは、もっと悪い、対応しない）ので、これはあなたを不利にします。撮影方法が高すぎると、必要以上の金額を支払います。いくつかの調査を行うことで、ベンダーとの関係をさらに深めることができます。また、プロジェクトの予算を再調整する必要があるのか、まったく放棄する必要があるのかをお知らせします。
範囲のみの場合でも、予算を一覧表示する
スケジュールまたはタイムラインを含める
あなたのプロジェクトはあなたの大きな毎年恒例の展示会に間に合うように新しいウェブサイトをライブで持っていることのような厳しい期限に縛られるかもしれません。それはまたより柔軟かもしれません。どちらの場合も、タイムラインとそれらの日付を選択した理由を含めます。似たようなプロジェクトにどれくらいの時間がかかるか分からない場合は、何らかの調査を行うことをお勧めします。
たとえば、新しいWebサイトに3週間のスケジュールを設定した場合、不可能を要求し、自分の時間と潜在的なベンダーの時間を無駄にします。あなたが本当にあなたのプロジェクトを急がせる必要があるならば、それが業界標準によって急いでいると考えられているが（しかし非現実的ではない）、あなたがプレミアムを請求されると期待できることを知ることは良いことです。
あなたの予定表と日付の重要性を説明しなさい
申請者が要求されたサービスにかかる時間についての概念がないRFPを確認しました。あるケースでは、2か月以内に正常に完了するために通常6か月かかるプログラムのサービスを望んでいました。これは、彼らが宿題をしなかったこと、非現実的なトップダウンの命令によって動かされたこと、またはプロジェクトの成功を本当に気にかけていなかったことを私に示しました。正確なスケジュールを決めることは期待されていませんが、野球場に入ることができます。
5.提出要件を定義する
さまざまなベンダーと、それらがどのようにあなたのプロジェクトにアプローチするかを知りましょう。対応要件を説明し、必要性を述べ、適切な質問をし、そしてタイムラインを伝えることによって、あなた、あなたの会社、そしてプロジェクトにとって何が重要なのかを示すチャンスです。選択プロセスを開始するための重要な要素として、それらの違い、類似点、長所、および短所が浮上します。
このステップを完了するには、以下のことを行う必要があります。
必要な情報に期待を設定する
特定の必須情報が含まれていることを期待しているベンダーに知らせてください。自分の要件として指定するものは自分次第ですが、期待が明確であればあるほど、それはプロジェクトに関連しているため、より良い応答が得られます。箇条書きまたはチェック可能なリストにこれらの項目を含めます。
通常、ほとんどの企業はすべてのRFPで以下を要求します。
- 会社背景
- 関連する経験、資格、成功（例：ケーススタディ、サンプルワーク）
- プロジェクト範囲に対する提言
- 特定の質問に対する回答
- プロジェクトの管理（誰、どこ、何、いつ）
- 価格設定
必要なものを定義する
これらは考慮されるために入札が含まなければならないものであり、交渉不可能です。それらは、あなたの会社が必須であると考える属性、スキル、そして基準です。技術的なもの（AWS Solutions Architect認定など）、地理的なもの（すべてのチームメンバーが米国を拠点とする必要があります）、業界関連のもの（SaaS（Software-as-a-Service）企業の成功例など）、またはあなたが候補者から必要とする他の基準。
あなたの必要性の要件を述べなさい
あなたのLike-to-Havesをリストアップ
あなたの好きなものをリストするのも良い考えです。持っている必要があるものとは異なり、あなたが持っている必要があるものは交渉可能ですが、それらはあなたが重要であると感じるものを強化するのにも役立ちます。繰り返しになりますが、これらは技術的な要件、地理的なもの、業界に関連するもの、または他のベンダーから入手したいものです。このリストは、あなたが既に検討した解決策の大まかな考えをベンダーに与えますが、彼らにも同様にうまくいく代替案を提案する選択肢を与えます。
入札で回答する質問をする
これは、ベンダーがどのようにプロジェクトにアプローチし、戦略を立て、範囲を定め、スタッフを配置し、管理し、そして測定するかについての考えを得るために質問をする機会です。彼らが最大の課題になると感じているものを尋ね、同様の課題を抱えて取り組んできたプロジェクトについて尋ね、そしてリストされている目標についてどう感じているかを尋ねます。
質問を一覧表示するときに考慮する必要がある一般的なトピックは次のとおりです。
- 会社背景： 収益、従業員数、会社構造など
- チーム構造： フリーランサーが使用されている場合は、従業員の所在地、役割、および経験（経歴）
- 技術： プロジェクトに関連するソフトウェア、通信に使用されるその他のテクノロジ、プロジェクト管理など
- 方法論： プロセス、プロジェクトのさまざまな側面に取り組むためのアプローチ、プロジェクト全体の戦略、提示された成果物に対する詳細な対応
- その他： このプロジェクトで予想される課題プロジェクトは同様の課題（ケーススタディ？）で首尾よく完了し、それらはどのようにクライアントとの関係を管理するのか
自由回答式の質問を必ず含めてください
価格設定の提示方法を説明する
予算（または予算範囲）を設定しました。仕入先は、全体的な価格で対応しなければなりません。これには、あなたの指定されたプロジェクト成果物、およびベンダーがプロジェクトの成功に不可欠と考えるその他の成果物に基づく明細別見積も含まれるべきです。該当する場合は、1時間あたりの料金と見積もりの合計時間数を示すように依頼します。
フォーマットとタイムラインの伝達
回答をどのように送信したいかを説明します（例：PDF、Word、Googleドキュメント、ハードコピー）。応募締め切りはいつですか？最終候補者を検討し決定するためのあなたのスケジュールは何ですか？プロジェクト開始予定日は？もしあれば、対面で会いたいなど、最終候補者に対して何が要求されますか。
ベンダーの標準的な契約条件を尋ねることもお勧めです。これにより、支払い方針、プライバシー、セキュリティ、契約の終了などの契約上の関係がどのようになるのかがわかります。また、提案が有効であり続ける期間についてのあなたの条件を記載してください。
具体的な提出ガイドラインを提供する
プロのヒント： あなたのRFPを送る前に、それを受け取るべき人のための連絡先情報を見つけるためにあなたのリストの売り手に電話するか、または電子メールを送ってください。会社の一般的な受信トレイまたはセールスメールのエイリアスに送信すると、ホットポテトのようにメールがやり取りされるブラックホールになる可能性があります（だれかがアクセスした場合）。
よくある質問（FAQ）
RFP、RFI、RFQはどう違うのですか。
提案依頼書（RFP）は、ベンダに企業の問題に対する解決策の提出を求める文書です。情報要求（RFI）は、企業がベンダの能力を絞り込むのに役立つ文書、または要件について不明確なために企業がより多くの情報を必要とする場合に役立つ文書です。見積依頼（RFQ）は、通常はソリューションではなく製品の調達に関する要件を明確に定義しており、単純に価格を探しています。
最低のRFP入札がプロジェクトに勝ちますか？
常にではない。それは会社が予算にどれだけの重みを置くかによって異なります。ベンダーのアプローチ、類似業界での成功実績、そして単にRFPへの回答方法など、その他の要因によっても、同様に重要性が増す可能性があります。あなたのビジネスは、どの要因が最も重要であるかを決定し、それらに値を割り当て、そして評価のための出発点としてこれを使用する必要があります。
ボトムライン
徹底した、よく書かれた提案依頼書（RFP）により、あなたの会社または組織は、あなたがターゲットにしているベンダーから適切な回答を受け取ることができます。あなたのプロジェクトについて研究を行い、あなたの要求に非常に具体的になり、そして潜在的なベンダーの長所と短所の両方を示す質問をしてください。
Zoho CRMとZoho Projectsは、セットアップが簡単で直感的で、カスタマイズオプションが豊富に用意されているため、1か所からベンダーとの関係を管理できます。 Zohoのサービススイート全体には、CRM、アプリビルダー、経理、人事、ヘルプデスクが含まれており、成長する企業にさまざまなアプリケーションオプションを提供しています。デモを予定したり、無料トライアルを始めたりするには、今日Zohoにアクセスしてください。
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