給与計算プロセスは、各給与期間に従業員に支払うために必要なステップを指し、従業員の勤務時間、彼らの賃金率、および控除を含みます。給与計算を処理することで、従業員の雇用状況やその他の労働省（DOL）の要件に基づいて従業員に給与が支払われるようになります。給与計算処理の基本について説明し、従業員の給与が正しく支払われるようにします。
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免責事項： Fit Small Businessは、読者に法的または税務上のアドバイスを提供していません。事業所で法的要件や給与税のステータスについて質問がある場合は、労働法の弁護士に相談してください。 給与計算ベンダー .
給与計算プロセス
給与計算プロセスは、最初の従業員を雇用した後に始まります。各給与期間、従業員は働いており、彼らの時間と給料に基づいて支払われなければなりません。ただし、従業員に給与を支払う前に、例として、州税および連邦税、失業、保険などの控除を処理する必要があります。
結果は、給与、直接預金、または給与計算カードなどの他の方法で従業員に提供される純支払です。米国の州によっては、勤務時間、収益、および控除を含む支払情報を従業員の給与明細書に文書化することを要求しています。以下に示す単純な給与計算プロセスフローを見てください。
わずか数ステップで給与を処理する
給与計算の処理方法 - 手動、ソフトウェア、またはサービス
給与計算の処理にかかる時間は、処理方法によって異なります。中小企業の中には、スプレッドシートで従業員の勤務時間と収益を手動で追跡するものがあります。これは時間がかかる上にエラーが発生する可能性があります。他の人はフリーソフトウェアまたはオンライン給与計算機を使用します。
たとえば、すべての処理が手動で行われる場合、ほんの数人の従業員の給与計算を処理するのに1日かそこらかかります。これは、タイムカードを追加し、給与と残業を計算し、控除を手動で処理する必要があるためです。また、各従業員に対して控除された税を控除する必要があります。そうすれば、それらを支払うことができます。
したがって、給与計算ソフトウェアまたは給与計算サービスを使用して、連邦、州、および地方自治体の法律に基づいて、給与計算が迅速かつ正しく処理されるようにすることをお勧めします。最良の給与計算サービスに関する記事を読んで、自分に最適なものを選択し、各給与サイクルごとに手作業の時間を節約してください。
これは、給与計算ソフトウェアを使用して給与計算プロセスがどのように機能するかの例です。
GustoのACH処理期間
Gustoなどの一部の給与計算ソフトウェアでは、計時データをインポートし、数分で給与計算を処理してから、ACHによる支払いを提供し、すべての税金を支払い、提出することができます。 30日間無料で試すにはここをクリックしてください。
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支払期間ごとの給与計算処理
給与計算期間ごとに給与を処理するには、3つの基本的なステップがあります。従業員の時間の収集、その結果としての収入の計算、およびそれらの支払いです。残業代や控除額の計算方法など、3つすべてについて詳しく説明します。純給与は、給与計算プロセスの最終結果です。
給与計算の処理にかかる時間は、3つのステップのそれぞれにどのシステムを使用するかによって、数分から数日の間で変わる可能性があります。あなたが手動で給与計算をするなら、もちろん、それはより長くかかります。
ステップ1：作業時間を収集する
正しい給与情報を処理するには、まず各従業員の給与期間内の勤務時間を収集する必要があります。ほとんどの雇用主は、タイムシート、タイムレコーダー、タイムキーピングシステム、またはスケジューリングシステムを使用して、紙のタイムカードまたは電子的に従業員の時間を記録しています。
これを手動で行う場合は、各従業員のタイムカードに15〜20分の時間をかけて、1週間、15日など、ある期間に働いた時間を判断する必要があります。一握り以上の従業員がいる場合は、数時間または1日中。そのため、従業員が金曜日に給与を受け取るようにしたい場合は、前の給与期間の月曜日または火曜日までにタイムカードの集計を開始する必要があります。
従業員が自分の携帯電話から出勤できるようにする無料の計時システムとして、Homebaseをお勧めします。 HomebaseからのタイムカードデータはGustoのようなあなたの給与計算システムに電子的に渡されることができて、それぞれの支払い期間のあなたの時間の時間を節約します。
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ステップ2：収益と控除を計算する
データ（勤務時間）を給与計算システムに入力するか、電子的にアップロードします。給与計算のプロセスは、給与計算を手動で行う場合も給与計算システムを使用する場合も同じです。 Gustoのような給与計算ソフトウェアを使用している場合、これらのステップはすべて「給与計算の実行」オプションまたはボタンにまとめられています。正確な手順、キー入力、または計算は、使用しているソフトウェアによって異なります。
Gustoでボタンを押すだけで給与計算を実行
ただし、これを手動で実行している場合は、しばらく時間がかかります。したがって、たとえば、火曜日にタイムカードを集計した場合は、水曜日に作業した時間を給与システム、会計ソフトウェア、またはスプレッドシートに入力する必要があります。方法は次のとおりです。
- 時間を数える - タイムカードデータと照らし合わせて勤務時間を確認し、各従業員に給与サイクルで働いた正しい時間数を支払っていることを確認します。各給与計算システムは、このデータを検証する方法が異なります。
以下に示すGustoのように、マネージャが従業員のタイムカードを修正した場合など、データをその場で変更することができます。
Gusto給与計算ソフトウェアを使用すると、勤務時間を調整できます
- 残業を決定する - これを手動で行う場合は、週に40時間以上働いている従業員を監視し、その時間に時間外勤務をする必要があります。ほとんどの給与システムではこれが自動的に行われ、週や支給期間ではなく、日ごとに（1日8時間以上）残業時間を計算するカリフォルニアなど、州ごとに異なる給与ルールも考慮されます。
時間外勤務は、半分の時間で支払われます
- 総支払額を計算する - 総賃金を計算するために費やした時間に時間を掛けたものを掛けます。複数の従業員がいる場合、これは時間のかかる作業になります。あなたは、あなたがあなたが定期的な時間のために従業員の定期的または定額給与レートを、そして時間外勤務のために残業代給料を使うことを確実にする必要があるでしょう。
通常賃金+残業代=グロスペイ
次に、これら2種類の給与（通常と残業）を合計して総給与を計算します。給与計算システムを使用している場合は、ボタンを押して従業員の総給与を計算することで、この計算を実行できる場合があります。
- 控除を受ける - 給与計算を手動で処理する場合は、給与、税金、保険など、各給与期間の従業員の総給与から控除する必要がある控除を決定する必要があります。ただし、給与計算システムを使用している場合は、正しい控除が設定されていることを一度確認するだけで済みます。
通常、これには、余分なゼロや従業員による税控除の欠落など、間違いとして目立つものがないことを確認するために、各個人の総額と純額の支払いをすばやく確認する必要があります。
控除の処理に関するより具体的な詳細については、給与計算の実行方法に関する記事を参照してください。
- 純支払額を計算する - オンライン給与計算システムを使用して、あなたの純支払いはあなたのために計算されます。スプレッドシートを使用して、または手動でそれを実行している場合は、総給与を引き、控除額を引き、その結果として純支払額を計算する必要があります。あなたはそれぞれに何を支払うべきかを知るためにすべての従業員に対してこれを行います。
グロスペイ - 控除=ネットペイ
Gusto内の給与計算実行オプションを示すスクリーンショット
Gustoは、中小企業向けの最良の給与計算ソフトウェアとしてお勧めします。これは、給与計算プロセスを1つの給与サイクルあたり数分に短縮できるためです。 Gustoは30日間の無料トライアルを提供しており、その価格は1人の従業員の法的に準拠した給与計算を処理するために月額45ドルから始まります。
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ステップ3：選択した支払い方法で従業員に支払いをする
従業員の支払方法は、現金、給与小切手、口座振替、またはデビットカードです。一部の州では、これらの支払いオプションの一部を許可していますが、全部を許可していません。さらに、従業員に印刷された給与明細書を提供することを義務付ける州法があります。
以下の表を参照するか、これらの2つの関連記事を参照して、支払方法および州別の支払明細書の詳細を確認してください。
- 給与カード：定義、費用、および支払カードプロバイダー
- 有料スタブテンプレート
給与計算を処理したら、給与明細書を作成するか、直接支払いのために従業員の支払情報を銀行に転送します。もちろん、あなたの給与口座には資金が必要です。これにかかる時間は、ソフトウェアを使用しているか手動で作業を行っているかによって異なります。
たとえば、会社の銀行口座から従業員の口座振替口座へのACHによる振替には、1〜3営業日かかる場合があります。
給与計算プロセスをタイムラインで要約しましょう。
- 火曜日には、タイムカードを計算し、各従業員にとって正しいことを確認します。
- 水曜日に、総給与を決定するために勤務時間と控除を入力します
- 木曜日に、あなたはあなたの給与計算口座に十分なお金があることを確認します
- 金曜日には、給与明細を印刷して配布するか、従業員に直接入金を受けます。
Gustoを使用すると、従業員は「給与の処理」後2日で直接入金を受けるだけでなく、給与明細、給与履歴、年末のW-2および1099の給与税書類をオンラインで見ることができます。貴重な時間を節約できます。
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給与計算レコードの更新
どの給与記録を保持する必要があるかを規定する連邦法はありません。ただし、完全な従業員名、W-4の源泉徴収、完全な郵送先など、どのような給与情報を保持する必要があるかについての要件があります。ほとんどの雇用主は、給与計算プロセスの実行後、この目的のために従業員の給与明細のコピーを保管しています。
給与レコードの記録保持ガイドラインの詳細については、「給与レコード：何を維持するか、どれくらいの期間維持するか」という記事を参照してください。
給与計算処理の概要と状況 - 州ごとの規則
給与計算処理のタイミングは、州によって異なります。たとえば、州によっては毎月の給与サイクルが許可されていますが、他の州では免除されていない従業員（時間外に給与が支払われています）を毎週支払う必要があります。さらに、州によっては、解約後すぐに支払小切手を発行する必要があるため、特別支給の給与計算を実行する必要があります。
州別の給与計算情報と期日とともに、給与計算の処理時間枠を決定するのに役立つ下の表を用意しました。以下の各州名のリンクをクリックすると、その州の賃金と勤務時間のページに移動して詳細を確認できます。
州ごとの給与支払い法
いつ、何の概要
最低賃金、時間外勤務、最大支払期間、最終チェック期日
*最低賃金の引き上げが予定されています。
給与計算プロセスを実行するときに避けるべきリスク
給与計算を実行するリスクは多数あります。そのため、給与計算サービスまたはソフトウェアの観点から、給与計算処理をプロに任せるのが最善の方法です。ここでは、時間外勤務を適切に計算できないことから、最初に従業員を誤って分類することまで、知っておく必要がある一般的なリスクについて説明します。
- 残業の誤算 勤務先がアリゾナにある場合もありますが、カリフォルニアの勤務先外勤務の場合は、カリフォルニア州の厳しい規則に従って残業時間を計算して支払う必要があります。給与計算の監査を開始するのに1人の従業員からの苦情、そして潜在的な罰金のみが適用されます。
- レトロペイ - 間違いが起こります。この給与期間（誤った時間、ボーナスの未払い、昇給を忘れた）で従業員に適切に給料を支払わなかった場合は、次の給与計算サイクルまでに直ちに給与支払いを直ちに処理してください。念のため、あなたがしたことを文書化してください。
- 従業員の誤分類 - 従業員の分類を推測しないでください。免除されていない従業員を免除されていない従業員として識別するか、または1099年の請負業者として従業員に支払いを行うと、地元の労働部門と一緒にお湯の中に着地できます。分からない場合は、人事または給与計算のコンサルタントに問い合わせてください。
- 必要な給与明細情報の文書化の失敗 - これは、従業員に給与明細書を支給する必要がある状態にある場合にのみ危険です。ほとんどの州では、給与明細に印刷するために必要なものを正確に指定しています。
- 期日に最終的な給料を提供しない - これは、発砲した場合に直ちに従業員に最終確認を求める必要がある州ではよくある間違いです。これらの州では、次の給与計算サイクルまで待つことができません。最終給与の州ごとの要件については、上の表を参照してください。
- 給与レコードを正しく管理しない - このリスクには2つの側面があります。 1つは、従業員の社会保障番号やI-9文書など、従業員の機密情報を保護する必要があるということです。一方、法律で特定の情報を保持する必要があり、それらの法律は州および連邦レベルで異なります。詳細については、給与記録の保存に関する記事を参照してください。
- 給与監査 - 給与計算監査はリスクです（そして大きな頭痛の種です）。従業員によってあなたの労働委員会に報告されたどんな間違いも監査につながる可能性があります。 「彼らは私に私の最終的な小切手をくれなかった！」のような不満は、他の無実の誤り、未払い金、罰金を明らかにする完全な給与計算監査をもたらすかもしれません。
給与計算プロセスにおけるこれらのリスクは、多くの中小企業が自分の給与計算を外注すること、あるいは無料の給与計算ソフトウェアプロバイダを使用することを選択する理由です。
中小企業にはグストをお勧めします。無料の計時ソフトウェアHomebaseと連携して、給与計算プロセス全体をより迅速かつ正確にするという利点もあります。
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給与計算プロセスに関するよくある質問
以下は、給与計算プロセスの実行中によくある質問です。
給与計算の処理後に従業員の給与を間違えた場合はどうなりますか？
ほとんどの場合、従業員の給与を間違えた場合は、次の給与サイクルで、いわゆるレトロ給を使用してそれを修正できます。ただし、一部の州では、従業員が借金を負っている場合、直ちに従業員に小切手を切るよう要求しています。詳しくは、レトロペイについての記事を参照してください。
退職者の給与はどうですか？
これは州によって異なります。連邦レベルでは、次の支払い期間が終了するまでに退職した従業員に支払いをする必要があります。しかし、ミネソタ州、ミズーリ州、ネバダ州など、州によっては、解雇された従業員が解雇された場合、即時解約を要求する国もあります。他の州では、解雇された従業員には、同じ日から最大30日（または次の給与期間）までのいずれか早い方の期間で給与を支払うことが義務付けられています。あなたの州での最終給与に必要なものについては、上の表を参照してください。
給与税についてはどうですか？
雇用者としてのあなたの期待の1つはあなたの従業員に代わって、社会保障、失業保険、および労働者の補償のような政府機関に州、連邦および地方税そして他の支払をすることです。あなたはQuickBooksのような会計ソフトウェアでこれをすることができます。ただし、Gustoを含むほとんどの給与計算ソフトウェアもこれを行います。
手動で給与計算を行う場合は、給与の規模に応じて、四半期ごとに、またはより頻繁に、従業員の給与から計算して控除した税金を支払うように計画する必要があります。年末には、支払いを従業員のW-2に報告する必要があります。
これは、給与税の支払いについての参照用記事、「給与計算の方法」です。
ボトムライン
給与計算プロセス自体は非常に基本的なものですが、従業員の勤務時間数を計算し、その時間内に給料を支払うのですが、給与に影響する労働法は複雑で、州や都市によって異なります。したがって、事業主はこれらの複雑さを管理し、税務表にリンクし、労働法の順守を確実にすることができる給与計算プロバイダを見つけることをお勧めします。優秀な給与提供者は、事業主が自分が一番得意とすることに集中できるようにします。
Gustoは、すべての州および地方の税テーブル、給与期間、および時間外勤務の規則を給与システムに組み込んで、給与処理を簡素化します。価格は月額わずか45ドルから始まり、彼らは30日間の無料トライアルを提供しています。
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