人事ファイル：含めるものと含めないもの[+チェックリスト]

人事ファイルは、新規、既存、または過去の従業員に関連する人事および給与計算文書を保存するための紙または電子フォルダです。これには、連邦および州の労働法に準拠した基本的な従業員情報と報酬情報が含まれています。どの雇用記録を安全な人事ファイルに保存するかを理解しておくと、潜在的な間違いや罰金を回避するのに役立ちます。

求人応募、緊急連絡先、給与、給付金登録フォーム、税務書類などの人事ファイルの管理が膨大な場合は、Gustoのような給与計算ソフトウェアを使用して従業員文書をオンラインで保存し、PTOを追跡し、各従業員のチェックリストを作成して確認します。彼らの人事ファイルは完成しています。 30日間の無料トライアルはこちら

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従業員ファイルフォルダのチェックリスト

従業員ファイルフォルダのチェックリストを、従業員ごとに1つずつ使用して、その従業員のファイルに必要なすべての文書があることを確認できます。紙のファイルフォルダーを使用している場合は、フォルダー内のチェックリストをホチキス止めすることを検討してください。その後、開くたびに、自分の持っているものや足りないものが従業員の人事ファイルに表示されます。あるいは、すべての従業員の他の雇用文書をオンラインで、一種の「マスターリスト」として電子的にコピーしてください。

チェックリストをダウンロードして、会社に含まれているものを編集できます。青で表示されている最初のセクションは必需品です。左側の列は、チェックマーク（✔）または各文書が追加された日付と共に使用できます。中央の列に各文書の名前を表示するようにフォームを変更します。メモ欄には、次回のパフォーマンスのレビューがいつ行われるのかを思い出させるなど、コメントを示す余地があります。

従業員ファイルフォルダーのチェックリストをDOCまたはPDFファイルとしてダウンロードする

人事ファイル監査

人事ファイル監査チェックリストを使用して、人事フォルダを作成または監査するときにすべての従業員ファイルに含まれていないものを文書化できます。

従業員の名前を左側にリストします。文書名は上部に表示されます。どの文書があるかを示すには、チェックマークを付けます。空白が残っていると、何が足りないのかがわかります。

次に、以下の5つのステップを使用して、従業員とフォローアップして必要な書類を入手できます。

人事ファイル監査チェックリストをXLSまたはPDFファイルとしてダウンロードする

人事ファイルに含めるもの

従業員の人事ファイル内の文書には、オファーレターやW-4フォームから業績評価、退職事務処理（従業員の退職面接を含む）まで、雇用のライフサイクル全体を網羅する必要があります。人事ファイルは、印刷された書類を含む物理的なフォルダ、またはGustoのような給与計算ソフトウェアを使用して電子的に保存されるファイルのいずれかです。

完全な人事ファイルを網羅するもののリストは長いです。そのため、必須項目、必須項目、オプション項目の3つの短いリストに分けて説明します。

8人事ファイルに必須の文書

すべての人事ファイルに含める必要がある8つの従業員関連のHR文書があります。これには、給与税申告書などの合法的な雇用記録、および従業員と雇用主の契約が含まれます。

すべての従業員の人事ファイルに含まれるべき8つの文書は次のとおりです。

従業員基本情報 （名前、住所、電話番号）と緊急連絡先
IRSの源泉徴収フォーム W-4やW-9のように
給与計算および報酬情報ペイチェックまたはペイカードデータを含む
契約または契約 非競合契約、雇用契約、または会社提供の自動車やビジネスのクレジットカードに関する契約など、従業員と雇用主の間
従業員給付に関する書式登録フォームや受取人など
養育費/ガーニッシュ および/または法的または訴訟の文書（ある場合）
労災補償 申し立て（ある場合）
終了文書例えば、労働者が退職した理由や解雇された理由、失業文書、保険継続書式など。

従業員の人事ファイルに含める10の文書

次の10の文書は必須ではありませんが、多くの場合、従業員の人事ファイルに含まれています。従業員の上司、給与計算担当者、または従業員がアクセスする必要があります。これらには、求職票、業績評価、従業員の休暇記録など、職務および雇用主に関連するファイルが含まれます。

従業員の人事ファイルにあると便利な10の文書は、次のとおりです。

署名されたオファーレターまたは雇用契約
ハンドブックの受領書または署名入りの確認書
ポジションの職務内容
求人応募（もしあれば）
再開（提供されている場合）
優れた業績に対する賞または引用を含む業績評価
顧客または従業員からのフィードバックの要約および出席に関するメモを含む、警告および/またはその他の懲戒処分
参考文献および/または経歴の確認
薬物検査結果
休暇、病欠*、および休暇の記録

*いくつかの州では、病欠の記録を残す必要があります。それらがあなたの給与システム内で電子的に管理されていない場合は、それらを従業員の人事フォルダに保管することをお勧めします。

従業員の人事ファイルに含めるオプションの項目

人事管理協会（SHRM）は、従業員の人事フォルダに含めることができる追加の文書を提案することによってこれらのリストに追加します。多くの場合、これらの文書は雇用主または仕入先によって保守されており、人事ファイル自体には保管されていない可能性があります。これらのドキュメントをどこに保存するかは、雇用主次第です。

学業成績証明書 - たとえば、ラーニング管理システムまたはオンライントレーニングポータルを使用している場合、従業員のトレーニングと認定資格は電子的に保存される可能性があります。
目標設定記録 - Performance Managementソフトウェアを使用している場合、従業員の目標設定文書はおそらく電子的に保存されます。

あなたのビジネスが成長するにつれてこれらのすべてが複雑になるならば、あなたは文書を追跡して、支払われた休みと給付を管理するのを助けるために給与を外注するかGustoのようなオールインワンHR、給付と給与計算ソフトウェアを使うことができます。 Gustoは、従業員の契約書のコピー、保険契約書、および従業員ハンドブックのコピーを含む、オンラインの文書保管場所を提供しています。 Gustoには電子署名もあるので、あなたのオンラインフォームは有効です。

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各従業員について上記のチェックリストを使用して、ファイルが完全であることを確認することもできます。あるいは、人事ファイルの年次監査をスケジュールして、必須の文書が欠落していないことを確認します。給与計算や人事監査など、政府の法令順守監査の前にファイルが正しいことを確認したほうが、ビジネスにとっては有効です。

人事ファイルに保存しないこと

には3種類の書類がありますではない従業員の人事フォルダに保存します。彼らです：

I-9用紙、運転免許証のコピー、雇用機会均等（EEO）レコードなど、労働者の資格に関する事項
健康情報のプライバシーとも呼ばれる、健康保険の携帯性と説明責任に関する法律（HIPAA）によって保護されている個人文書
銀行口座、社会保障番号、入国書類などの個人従業員データは、人事フォルダとは別に格納するのが最善です。

従業員の人事フォルダに保存しないようにする必要がある種類の文書をどこに保存するかについての提案があります。

雇用適格性の検証

米国で働く従業員の権利を証明するすべてのI-9フォームと関連文書を別のフォルダーに入れることを検討してください。入国管理局の担当者、および国土安全保障省（DHS）の許可された担当者は、I-9を検査する権利があります。 I-9と従業員の人事情報を区別することで、表示できるエージェントを制限することができます。

雇用機会均等（EEO）情報

EEOCは、求職者が自分の障害やベテランの地位を自己特定するための自主的なオプションを提供します（従業員が100人以上の場合は、これらの文書に関連する記録の維持が必要です）。このドキュメントは従業員の人事フォルダとは別にすることをお勧めします。管理者は、保護されたクラスの従業員を差別する危険性があるため、このデータを表示することはできません。

オンライン応募者追跡システム（ATS）は、通常、各新入社員の求人応募および履歴書とは別にEEOC情報を保存します。人事はそれを見ることができますが、インタビュアーとマネージャーは見ることができません。

医療情報

HIPAAの医療情報のプライバシー保護法では、従業員の医療記録の機密性を保護することが求められています。医療機関の休暇など、医師のメモやその他の書類を渡したスタッフがいる場合は、これらの健康関連書類を別に保管してください。

たとえば、従業員がFMLA申請書を使用して出産休暇を申請する場合は、誰もアクセスできない別の安全なFMLAファイルに保存します。従業員の上司は、従業員ファイル内の機密健康情報を見ることを許可されるべきではありません。

従業員の人事ファイルを設定する方法

事業主は、監査を受けたり訴訟を起こしたりするまでは、人事ファイルを設定することの重要性を必ずしも認識していません。あなたが後知恵で作業していて、すでに存在している従業員のためにすべてをセットアップすることに不安を抱いているなら、強調しないでください。上記の2つのテンプレートと、以下の5つの手順を使用して、従業員のファイルフォルダーを順番に設定します。

既存従業員用の人事ファイルを設定するための5つのステップ

人事ファイルを作成することはプロジェクトですが、管理することが価値のあるものです。それはたった5ステップです。

1.在庫を取る

まず、各従業員についてすでに持っているもののインベントリを作成する必要があります。あなたの古いEメールを掘り下げて、従業員の履歴書、業績評価、納税申告書のように、あちこちにちょっとした部分が見つかるかどうかを確認します。あなたが各従業員のためにあなたがすでにファイルに持っているものを追跡するために上の私たちの人事ファイル監査チェックリストを使ってください。（人事ファイルには保存されていませんが、各従業員にもI-9があることを確認してください。）

あなたが欠けているものと誰から何を把握する

上のフォームのリストが含まれているので、各ファイルに必要なものをリストした従業員ファイルフォルダのチェックリストを使用します。それからあなたがすでに持っているものとあなたがそれぞれの従業員から必要なものを文書化します。各人が自分のリストを必要とするかもしれません。そのために、上記の従業員ファイルフォルダのチェックリストをカスタマイズできます。

3.会議を開く

全社会議を開き、なぜ人事ファイルを作成しているのか説明します。しっかりした雇用文書を持っているのがビジネスにとって最善であることを説明する。緊急連絡先情報や履歴書のコピーなど、不足している情報を収集するには、彼らの助けが必要な場合があることを従業員に知らせます。

4.各従業員に必要な書類の個人リストを各従業員に渡します。

あなたが足りないものを示すそれぞれの従業員にそれぞれのチェックリストを渡します。学業成績証明書のように、従業員があなたにあきらめたくないものがある場合は、おそらく彼らが仕事を得るために詐欺している可能性があるので、あなたはあなたの警戒を強めるかもしれません。しかし、想定しないでください。必要な情報をすべて提供したくない理由を従業員に尋ねてください。

5. 1週間以内にファイルをフォローアップして保護する

すべての従業員文書が完成して完了するように、1週間の期限を設定します。従業員にもっと長い期限を与えると、彼らは忘れるかもしれません。その後、クラウド、給与計算、Gustoなどの人事管理ソフトウェアシステムのいずれか、またはロックされたファイルキャビネット内の安全なファイルフォルダにドキュメントを保存します。

新入社員用の人事ファイルの作成

これは、2人が参加するのがより簡単な状況です。これを読んでいる場合は、最初の従業員を雇ったばかりかもしれません。上のリストからどのような事務処理が必要かを把握するか、または提供されているチェックリストを使用してください。

Gustoのような給与計算ソフトウェア、Zoho Peopleのような人事管理ソフトウェア、またはDropboxのような文書保管を使用したい場合は、ソフトウェアで直接オンボーディングチェックリストを作成し、すべての書類を電子保管システムにアップロードして完成させることができます。

人事ファイルに関する連邦法および州法

連邦法および州法に準拠することは、雇用主であることの重要な側面です。雇用データと人事ファイルを管理する必要があります。これが、連邦レベルおよび州レベルでのベストプラクティス、および法律で要求されているものです。

連邦法および人事ファイル

労働法は、連邦の反差別禁止法の対象となるすべての雇用主に適用されます。一般的に、15人以上の正社員を雇用している雇用主です。ただし、以下の法律がすべての事業に適用され、各機関には独自の文書保持要件および/またはガイドラインがあります。

雇用機会均等委員会（EEOC）は、雇用主がすべての人事または雇用記録を1年間保存することを要求しています。従業員が解雇された場合、その従業員の記録は退職日から1年間保持されなければなりません。
雇用法における年齢差別法（ADEA）の下では、雇用主は給与記録を3年間保存しなければなりません。さらに、雇用主は、年金制度や保険制度などの従業員給付制度、および年金または給付制度の書面を、その制度が有効になっている全期間およびその終了後少なくとも1年間は継続して提出する必要があります。
公正労働基準法（FLSA）の下では、雇用主は少なくとも3年間給与記録を保持しなければなりません。さらに、雇用主は、同じ施設内のすべての性別の従業員に異なる賃金を支払うための根拠を説明するすべての記録（賃金率、業績評価、年功序列制度、団体交渉協定を含む）を少なくとも2年間保持しなければなりません。

どの記録をどれくらいの期間保存するかについての私たちの記事を読むことで必要な文書についてもっと知ることができます。

州法および人事ファイル

人事ファイルに関する州法は、従業員が以下の権利を有するかどうかに関係しています。見る彼らの人事ファイル多くの州には、従業員が自分のファイル内の文書のコピーを要求できるようにする規定があります。他の州では、訴訟を起こすことによって従業員が自分の人事申告を閲覧する可能性があります。

州を見る権利

次の状態では、従業員は自分の人事フォルダにある文書の一部または全部を見ることができます。多くの州では、従業員が表示を許可されている内容について具体的に説明しています。他のものは雇用者が文書のコピーのために合理的な料金を請求することを可能にします。たとえば、フロリダ州では、従業員は有毒物質への暴露に関連する情報のみを表示でき、アリゾナ州では、給与記録のみを表示できます。

より具体的な詳細については、州の労働省（DOL）のWebサイトを参照してください。

公務員（政府職員）はほとんどの州で自分の雇用文書を閲覧することが許可されています。出版時には、「アラスカ、アリゾナ、カリフォルニア、コロラド、コネチカット、デラウェア、フロリダ、イリノイ、アイオワ、ルイジアナ、メイン、マサチューセッツ、ミシガン、ミネソタ、ネバダ、ニューハンプシャー、ノースの州カロライナ、オハイオ、オクラホマ、オレゴン、ペンシルベニア、ロードアイランド、サウスカロライナ、ワシントン、ウィスコンシン。

これらの法律に関する州ごとの最新情報についての優れたリソースは、人事スペシャリストにあります。

紙の人事ファイルに代わるもの

雇用記録は伝統的に施錠されたファイリングキャビネットのマニラスタイルのフォルダーに保存されてきました。しかし、それはもはや従業員の機密ファイルを保存するのに最適な場所ではありません。

物理ファイルは、盗まれたり、置き忘れられたり、破壊されたりする可能性があります。そして、あなたがファイリングキャビネットを施錠するのを忘れた場合、それを見る権利を持たない人々によって従業員情報が見られる可能性があります。

SHRMはまた、雇用主はこれらのファイルをどこでどのように管理しているかについて特別な考慮を払う必要があると警告し、応募者および従業員を知り、差別、個人情報の盗難、およびプライバシーの侵害から保護する必要のある人々だけにアクセスを制限します。

たとえば、ある従業員の休暇情報を見ている管理者が偶然にその従業員のファイルにある医療記録を見た場合、それはHIPAA違反となります。

そのため、従業員の個人ファイルを安全に保管する方法について5つの選択肢があります。

5人事ファイルの保存に関するオプション

それはあなたが紙の人事ファイルでいっぱいのファイリングキャビネットを必要とするという神話です。実際、セキュリティ上の問題を防ぐため、または洪水や火災に見舞われることを避けるために、すべての従業員の人事ファイルをクラウドまたはWebサービスに保存することは合法的であり、お勧めです。


オプション	ソフトウェアプロバイダー	利点	デメリット
給与計算ソフトウェア	ガスト	給与計算ソフトウェアは、必須の人事フォーム（税金など）への準拠を保証します。	ハンドブックのように、追加項目を含めるためにオンボーディングプロセスをカスタマイズする必要があるかもしれません。パフォーマンスレビューなどの他のフォームをアップロードすることを忘れないでください。
人事ソフトウェア	Zoho People	HRソフトウェアは、給与計算ソフトウェアと同様にコンプライアンスを保証します。彼らはまた、一箇所にすべての文書を収容する、採用、オンボーディングおよびパフォーマンス管理を含む機能を持っています。	これらは一般的により大きなシステムであり、人事システムは税金から給付、目標設定に至るまで多くのカテゴリに及ぶため、実装に時間がかかる場合があります。それはしばしばより高価な選択肢です。
文書保管サービス	ドロップボックス	安価で簡単です。ファイルをドラッグアンドドロップしてからパスワードで保護します。	あなたは自分自身ですべてをやることを忘れないでください - または人事担当者やコンサルタントを雇う必要があります。ファイル管理には、従業員1人あたり年間10〜20時間かかることがあります。それは多くの時間がかかり、コンプライアンスの保証はありません。
あなたのコンピュータサーバー	適用できません	ファイルをスキャンしてパスワードで保護されたファイルを作成するだけです。追加料金はかかりません。	上記と同じです - あなたは自分自身ですべてをしなければなりません、ファイルが正しいか正確であるという保証はありません。
紙ファイル	適用できません	それは簡単です - 従業員に一枚の書類を渡してからファイルを作成するのです。これは、プリンターのインク、フォルダー、鍵のかかるキャビネットを除いて、安価です。	それは古風で安全ではありません - 鍵付きのファイルキャビネットでさえも改ざんされる可能性があり、あなたの建物に洪水や火事があるとあなたはすべてを失う可能性があります。

オンラインでファイルに署名して保存する

Gustoを含むほとんどの給与計算プロバイダでは、従業員がペーパーレスシステムにファイルに電子的に署名して保存することを許可しています。給与明細のような書類もオンラインであるので、これはあなたのオフィスが幾分ペーパーレスであり続けるのを助けます。さらに、レコードを消去するときには、電子的に行うことができます。保存期限が過ぎた後も、文書の保管や細断処理の費用を支払う必要はありません。

Gustoを使用した従業員文書の電子署名および保管の例

私たちがお勧めするソフトウェアとサービスのほとんどは、オンラインの文書保管を提供します。あなたは最高の給与計算ソフトウェアに関する私たちの記事の中で最高のプロバイダーについてすることができます。

人事ファイルが必要な理由

人事ファイルは、従業員にとって重要な書類の実績として考えてください。人事ファイルは、政府の監査中に閲覧することも、違法な解雇訴訟の場合に召喚することもできます。どちらも正確な最新ファイルを維持するための正当な理由です。

2つのシナリオ例を見てみましょう。

シナリオ1：誤った解雇訴訟

Cindyはパフォーマンスのためにあなたの会社から解雇されました。彼女は18か月間で3つのパフォーマンスの悪いレビューをしました、そして、彼女は彼女の目標のどれも満たしていませんでした。あなたはパフォーマンスのために彼女の雇用を終了し、2週間の通知の代わりに2週間の退職金を支払いました。

数日後、あなたは人事弁護士から電話を受けます。 Cindyは、彼女は40歳以上であるために解雇されたと主張している。彼女はあなたが彼女の年齢のために彼女を差別していると言っている。

あなたは彼女のファイルを調べても、納税申告書と彼女の求人申込書以外は何もフォルダ内に見つかりません。彼女のパフォーマンスレビューは提出されていません。それは今や彼女に対するあなたの言葉です。弁護士に連絡する必要があるかもしれません。

これを防ぐ： 従業員のパフォーマンスレビューをスタッフメンバーの人事ファイルに記録し、建設的なパフォーマンスの会話に関するメモなど、解雇の理由も含めます。 Cindyが解雇された理由を文書化しても、彼女が不当な解雇を求めて訴えることを完全に防ぐことはできませんが、解雇された理由とそれにつながったパフォーマンスの悪さは明らかです。

さらに良いことに、従業員ハンドブックを用意し、あらゆる事件の報告を必要とする差別防止や嫌がらせ防止などのあらゆる方針に関する従業員の署名を取得します。

シナリオ2：独立請負業者

Johnnyは、会社にフルタイムの従業員が必要だったために解雇することを選択した会社のパートタイムの独立系請負業者でした。あなたはその役割をジョニーに申し出ました、そして、彼はノーと言いました。そのため、あなたはIndeedに役割を投稿し、素晴らしい候補者を見つけて雇いました。

一日後、あなたは黙示的契約を破ったと言うジョニーの弁護士から聞いた。あなたは彼が何について話しているのかわかりません。あなたはJohnnyの契約の人事ファイルを調べて、あなたがそのフォルダにある契約は1年以上前のものです。あなたはあなたの電子メールを見て、あなたの上司がジョニーが彼が数ヶ月後の1月1日まで働き続けることができると言ったのを見ます。ジョニーは今あなたに対する訴訟を起こしています。

これを防ぐ： すべての請負業者契約、雇用契約、およびその他の法的性質の文書は、労働者の人事ファイルフォルダーに保管され、両方の当事者によって署名されるべきです。契約はまた、現在の日付で維持され、そして／または必要に応じて毎年更新される必要がある。

よくある質問

以下は、雇用文書と、従業員の人事ファイルに何を保存するかについてのいくつかの質問です。

人事ファイルを保管する期間はどれくらいですか。

雇用文書の保存要件は、連邦政府機関および州法によって異なります。一般的なガイドラインとして、州で特に要求されていない限り、すべてのアクティブな従業員の人事ファイルを保管し、少なくとも3年間は退職した従業員のファイルを保持するのが最善です。より多くの情報は文書の保存に関する私達の記事で見つけることができます。

個人ファイルはどのくらいの頻度で監査されるべきですか？

あなた、あなたの上司、またはあなたの人事マネージャが重要な雇用文書を提出するのを忘れていないことを確認するために、あなたの従業員の人事ファイルの監査は年1回HRによって行われるべきです。これは、社内にいない場合は人事コンサルタントに委託することができるタスクです。

採用されていない応募者には、どのような記録を残す必要がありますか？

不公平な雇用慣行で訴えられた場合にあなたのビジネスをカバーするには、求職者情報の入ったフォルダを保管するのが最善です。このファイルに含まれている書類のうち、採用しなかった候補者の履歴書や応募書類などは、1年後に削除されます。 Indeedのようなオンラインの求人掲示板を使用すれば、すべての申請書、履歴書、およびコミュニケーションがオンラインで利用可能になるので、紙のコピーを一切維持する必要はありません。

誰が従業員の人事ファイルにアクセスできるべきですか？

事業主として、従業員の人事ファイルにアクセスする必要があります。ただし、大規模企業では、このアクセスは人事コンプライアンスに認定された人事部（HRチームメンバー）に限定されることがよくあります。ベストプラクティスは、人事または給与の責任を負う人が、従業員のファイルを管理する人であることを確認することです。これらのファイル内の文書を閲覧するすべての要求は、承認のためにその人を介して行われるべきです。

たとえば、上司が従業員の過去の業績評価の確認を要求するとします。または、給与計算担当者は、控除を適切に処理するために、給付金登録フォームを確認する必要があります。指定された人事担当者または事業主以外は、ファイル全体にアクセスすることはできません。

ボトムライン

人事ファイルは時代遅れに見えるかもしれませんが、実際には責任からあなたを守るためにあなたのビジネス手順の重要な部分です。それらは一般的にコンプライアンスのために必要とされ（あなたが監査された場合など）、ベストプラクティスと見なされます。しかし、彼らは紙の形で保管する必要はありません。

Gustoなどの給与計算ソフトウェアやZoho Peopleなどの人事管理ソフトウェアを使用するなど、安全なクラウドベースのシステムで従業員の人事ファイルを保存することをお勧めします。これらはセキュリティのためのより良い選択肢であり、あなたの従業員のデータと文書が最新のものであり、正しく保存されていることを保証することができます。

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